春から新しい環境で働き始めたという人も多いはず。新しいチームやプロジェクトがスタートするということは、新しい業務フローが生まれます。これまでとは違う人に連携を依頼しなければならない、外部の新しい協力会社と取引がスタートした、マネージャーになり新しくチームをマネジメントしていかなくてはならないなど。色々なシチュエーションがあると思いますが、全ては「業務フロー図」で連携内容を可視化することで、ベストな業務フローを構築することができます。

業務フロー図とは何か？

複数の部門が持つ依存関係や担当領域をわかりやすく可視化したフローチャートです。スタートとなるアクションと、ゴール地点を設定して、その間に発生するプロセスを可視化していきます。関わる人を横軸に、時間の流れを縦軸として、Miroなどのオンラインホワイトボードツールが無料で提供してる業務フロー図テンプレートを活用すると、必要な枠組みが用意されているので、テキストを入れ替えるだけでプロジェクトのニーズに合った業務フロー図を作成できます。また、オンラインでチームに共有することも簡単にできるため、完成した業務フローをチーム全体で共通認識を持ったり、修正点についてフィードバックをもらったりすることもスムーズに行えます。

チームマネジメントに業務フロー図を活かす方法とは？

チームマネジメントを行う時に重要なことは、チームメンバーが業務のどの段階でどのような役割をになっているかを知ることです。特に他のチームとの連携が必要なプロジェクトの場合、自身のチームがどこまでの役割を担っており責任があるのかということを理解しましょう。場合によっては、業務連携について他チームと交渉する必要があるかもしれませんし、チームメンバーが無理なく業務ができるフローになっているかということを確認します。この際、自分自身のチームしか見ていなければ交渉も難航しますが、業務フロー図で業務の全体像を正しく捉え、提示した上で、業務のゴールに向かって効率的で建設的な判断をしながら交渉をすることで、業務フロー全体の最適化をしていくことができるのです。

業務フロー図の活用でさらに期待できる効果とは？

業務フロー図を活用することによって、チームマネジメントの効果でさらに期待できることがあります。それはチームやプロジェクトの透明性が上がることで、各メンバーが主体的にチームやプロジェクトの運営に関われるということです。チームやプロジェクト全体の動きが見えない場合、メンバーとしては自分の業務しか目につきません。一方で、自分の業務が、全体の中でどの部分に関わっていてどれくらいのインパクトがあるのかということを理解できると、そこから発展させてどのように取り組むとより良くなるのか、どのように自分が関わる範囲を広げたいのかなどを考えるきっかけになります。このように、業務フロー図は、マネジメント層が全体を把握するためだけではなく、チームメンバーの主体性を育てるためにもよいツールとなることが期待できるのです。

新しい組織をマネジメントし始めた人や、プロジェクトをリードし始めた人は、ぜひ業務フロー図を活用してチームの稼働力を高める取り組みも始めてみてはいかがでしょうか。